Responsable Etat-Civil et Cimetière (H/F) Contrat Titulaire ou contractuel Direction VILLE DE CLICHY Filière Administrative Catégorie B Contexte et définition du posteLa ville de Clichy compte 62 000 habitants et 1300 agents communaux, est située dans les Hauts-de-Seine, aux portes de Paris (17e) et à 15mns du centre de Paris.Avec le souci constant de préserver son équilibre, son identité et ses traditions, la Ville de Clichy construit son avenir. A travers une politique de logement adaptée à sa population, une gestion locale axée sur la solidarité et la prévention, et grâce à ses nombreuses activités culturelles et sportives, la Ville de Clichy se rénove et développe son offre de service au sein de son administration. Elle se projette dans un futur innovant qui demande de relever des défis dans de multiples domaines.Sous la responsabilité du Directeur de l’Etat Civil et de la Citoyenneté vous êtes en charge du service état civil et des cimetières.Vous assurez l’intérim du Directeur en binôme avec le Responsable des Affaires Générales Elections durant ses absencesVous participez à la gestion, l’optimisation et le développement des activités de la direction. Vous êtes garant de l’application des textes réglementaires relatifs à votre périmètre d’activité.Participer à la définition des orientations définies et/ou validées par les élus et sa direction,Contribuer à l’atteinte des objectifs de la direction.Piloter les projets impulsés par la direction, en lien avec ses équipes (accompagner et sensibiliser à la conduite du changement) et les autres services municipaux et partenaires,Contribuer aux démarches d’amélioration continue,Prendre en charge les dossiers transversaux ou sensiblesAccompagnement administratif et juridique de la gestion des dossiers d’état civil : contrôle et relecture des actes d’état civil et suivi des rectifications d’actes.Suivi de l’instruction des dossiers de mariages : appui du référent dans les dossiers nécessitant une interrogation du parquet ; suivi des auditions avant mariage : présence au côté de l’adjoint de secteur pendant l’audition et rédaction des comptes-rendus ; présence au côté de l’élu durant les célébrations (en cas de nécessité).Intervention directe auprès du public en cabine en appui des agents polyvalents et cas de conflit.Suivi des textes réglementaires en matière d’état civil (filiation, mariage, droit international) et diffusion du contenu auprès des collègues du service sous forme de note et pendant les réunions de serviceAccompagnement du développement de l’e-administrationManager les équipes état civilAssurer les entretiens d’évaluation des agents qui lui sont rattachésAccompagner et actualiser les compétences des agents de la directionVeiller au bien-être des agents et à la meilleure cohésion d’équipeEtablir le planning mensuel de l’ensemble des agents de la direction en collaboration avec le responsable Affaires Générales ElectionsParticipation à l’élaboration du budget et suivi budgétaireEtablir tous les documents nécessaires au fonctionnement d’une régie et assurer une veille législative.Etablir les bulletins de recettesGérer le compte DFT (Dépôt de fonds au Trésor) en lien avec la Trésorerie de ClichyIntervention en appui sur l’ensemble des domaines d’activités de la directionAssurer l’intérim du directeur en son absence en binôme avec le responsable des Affaires GénéralesConcevoir et rédiger des fiches de procédure dans le domaine d’activités et assurer leur mise à jourEn lien avec la direction de la communication, rédiger les fiches pratiques administratives à destination du publicPoste : 36/semaine, 25 jours de congés + RTT, prime annuelle, carte restaurant, mutuelle, CNASla politique de recrutement de la Ville de Clichy vise à améliorer la représentation des personnes en situation de handicap au sein de ses effectifs.Vous souhaitez intégrer une équipe dynamique dans un environnement propice à votre épanouissement aussi bien professionnel que personnel.Venez nous rejoindre !Profil recherchéSavoirs/diplômes:Maîtrise de la réglementation en matière d’état civil et de funéraire et suivi de son évolutionMaîtrise des délivrances des documents liés à l’état civilSavoirs faire:Maitriser les fonctionnalités des outils informatiquesEncadrement d’équipe,Adapter et organiser l’activité et les actions à mener dans l’objectif de qualité d’accueil et de proximité avec l’usager,Analyser l’incidence des évolutions (juridiques, politiques, socio-économiques) sur son domaine d’activité,Développer les dispositifs de conseil et d’information sur les prestations délivrées,Restituer l’information à la hiérarchie,Qualités relationnelles exigées:Facilité d’adaptation aux amplitudes de travail (permanences, périodes électorales…) et gestion des situations conflictuellesSens de l’initiative, réactivité et disponibilitéCapacités organisationnelle, rédactionnelle, d’analyse et de synthèseSens du contact, aisance relationnelle, sens du service public et de l’accueilNeutralité et devoir de confidentialité,Obligations réglementaires:Connaissance de l’état civil et du funéraire